第一章  总则

第一条  为规范中国国际中文教育基金会（以下简称基金会）合同管理，维护基金会合法权益，有效防范合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合基金会工作实际，制定本办法。

第二条  基金会对外订立的合同和具有合同性质的其他法律文件以及基金会与本单位员工签订的劳务、人事聘用合同适用本办法。

第三条  本办法所称合同是基金会与其他平等民事主体的法人、自然人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同的形式是指书面合同以及其他具有合同效力的信件、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等。

第四条  涉及基金会资本增减、资产租赁、资产处置等重大经营项目，涉及金额人民币50万元（含）以上的项目合同，涉及基金会安全、声誉等的合同，定义为重大合同。

第二章  合同管理

第五条  基金会对合同实行归口管理。合同管理部门包括主责部门、基金财务部、募资与公共关系部、综合部，各部门分工负责，各司其职。

第六条  合同主责部门职责：

（一）起草合同文本、附件及相关文件，确定合同基本条款和内容，可提出对外信息披露建议；

（二）对合同相对方的主体资格、权限、资信、履约能力进行调查及确认；

（三）实施有关合同的立项、报审、履行、变更、解除、终止等事宜；

（四）组织合同谈判；

（五）处理因合同纠纷产生的协商及相关证据搜集、保全工作；必要时可请基金会合作律所律师或法务专家予以协助；处理合同引起的相关仲裁、诉讼；

（六）负责保管主办合同的相关档案资料，配合、协助合同审核部门及档案管理部门的统计、归档等工作。

第七条  基金财务部根据基金会年度财务计划及预算支出情况，负责对合同中涉及资金收付、资产转移等与财务管理相关的内容进行审核，并负责收款、付款事宜，职责为：

（一）参与重大合同的价格谈判；

（二）审核合同中涉及财务方面的内容,包括但不限于：资金使用和资产处置的审批手续是否合法合规，资金、资产的用途及使用方式是否合法合规，合同中的数量、价款、金额等标示是否明确，资金结算、支付方式是否合理，合同相对方是否具有相应的财务资信能力等；

（三）根据已签订生效的合同文本进行财务结算；

（四）对合同的资金履行情况进行监督检查；

（五）根据合同资金的结算情况，对相关合同文本进行备案管理。

第八条  募资与公共关系部为对外披露信息核控部门，负责规范合同中对外信息披露事项。

第九条  综合部为合同审核、用印及存档部门。

第三章 草拟与谈判

第十条  合同一般应包括以下条款：

（一）合同名称；

（二）合同当事人的名称、法定代表人和住所；

（三）合同标的；

（四）数量、质量；

（五）价款、报酬和支付方式；

（六）履行期限、地点和履行方式(合同各方权利义务)；

（七）违约责任；

（八）保密条款；

（九）知识产权条款；

（十）不可抗力；

（十一）变更和解除；

（十二）生效条款（含约定续签条款）；

（十三）争议解决方法及适用法律；

（十四）其他应当约定的事项；

（十五）合同附件。

第十一条  一般合同洽谈由主责部门负责组织并指定专人负责，必要时请综合部、基金财务部或律师、法务专家参加。

第十二条  重大合同的谈判及议标工作，应组建谈判小组集体实施。谈判小组由合同主责部门负责组织，由所涉业务的职能部门、合同审核部门的相关人员组成，必要时可聘请律师或法务专家参与。合同主责部门应就相关议标或谈判情况形成书面记录，作为合同档案材料。

第四章  审批和签订

第十三条  合同主责部门负责报批，须经基金财务部、募资与公共关系部和综合部审核通过后，送秘书处领导审批。报批应提供如下材料：

（一）合同相关信息；

（二）合同文本，包括合同正文和附件。属于变更、解除、续签合同的需提供原合同文本；

（三）须律师或法务专家审查的，应附《中国国际中文教育基金会合同法务审查意见书》。

第十四条  合同主责部门应在项目履行前报批，并预留报批审核时限。

第十五条  针对审核中发现的重大风险，包括但不限于合同中存在的错误、误解、遗漏等，合同主责部门应依据审核意见对合同文本进行必要调整后再次报审。

第十六条  合同审核部门对一般合同的审核时限为3个工作日，对重大合同的审核时限为5个工作日，特殊情况下合同审核时限可适当延长。

第十七条  合同如涉及“三重一大”事项，需提请秘书长办公会审议。

第十八条  审核通过后的合同，合同相对方主体为单位的，由法定代表人或授权委托人签订；合同相对方主体为自然人的，由自然人或其授权委托人签订。

第十九条  基金会合同签订人应为法定代表人或法定代表人授权人员，授权对象应为部门主要负责人及以上人员。

第二十条  签订合同应当采用书面形式。

第五章  合同履行及变更、解除

第二十一条  合同通过审批后，合同主责部门应按照合同各方当事人需要留存文本的数量，准备相应的合同文本签章。

第二十二条  合同文本须由合同各方法定代表人或其授权人签字，并标注签约时间。由授权人签字的合同，应持有其法定代表人的授权书，授权人应在授权委托范围内签署合同，不得转委托。

第二十三条  一般情况下，合同自双方签字盖章之日或者合同约定之日起生效；特殊情况下，如法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续的，或因项目的特殊考虑，各方当事人在合同中约定应当办理批准、登记、公证、鉴证、备案等手续的，在上述手续办理完毕后，订立的合同生效。

第六章  合同档案管理

第二十四条  综合部对基金会所有对外签署的合同进行登记编号，统计合同基本信息，包括合同名称、编号、合同相对人、标的、金额、履行期限、主责部门及主办人、合同审核情况等内容；主责部门应对自身主办的合同形成合同分台帐，对照上述内容统计各自部门主办合同的相关信息。

第二十五条  合同原件须依据基金会档案管理办法按时上交归档。存档的合同应包括：合同文本原件、合同中列明的所有附件原件（或加盖双方单位公章并由双方授权代表签字的复印件）、双方授权书或委托书、合同的审核意见、合同主责部门针对审核意见的书面说明以及其他与合同相关的文件。存档的合同以及相关文件必须真实、完整。

第二十六条  合同及其相关文件档案均属于基金会内部文件，未经批准或授权，任何人不得对外泄露。

第七章  合同纠纷处理

第二十七条  合同签订后，在履行中发生争议、纠纷时，合同主责部门应及时向主管领导报告。

第二十八条  争议和纠纷应首先通过协商解决，不能协商解决的，应当在法定时效内，按合同约定向仲裁机关申请仲裁，或者向法院起诉。

第二十九条  合同相对方违约的，合同主责部门应及时要求对方履行合约，如果对方仍未履行，应当根据合同条款约定要求对方承担违约责任。自身违约的，合同主责部门应当会同其他合同管理部门商讨弥补措施，确定应对方案，并以书面形式报告领导，经批准后履行相应责任。

第八章  附则

第三十条  本办法由基金会秘书处负责解释。

第三十一条  本办法已于2020年9月23日开始试行，经2022年7月25日基金会第一届理事会第十二次会议审议通过，正式执行。

             附件：中国国际中文教育基金会合同法务审查意见书