中国国际中文教育基金会档案管理办法

第一章  总则

•  为加强中国国际中文教育基金会（以下简称基金会）档案的收集整理，规范档案的立卷归档，有效保护和利用档案，提高档案管理工作水平，特制定本办法。
•  本办法所称档案指基金会在工作中形成的具有保存、查考和利用价值的各种形式、各种载体的历史记录，包括但不限于文字资料、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。

第二章  归档范围

•  重要会议材料。包括会议通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、纪要、记录、照片、录像等。
•  有关机构发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件。
•  对外发文和与有关单位来往的文件。
•  重要工作计划、总结、报告、请示、年度审计报告、资产报表及简报等。
•  与有关机构签订的合同、协议书、项目执行预决算文本等文件材料。
•  重要募捐、资助、信托和投资等活动的文件材料。
•  孔子学院设立、转隶、授权、管理、评估、转型、关闭、备案等相关文件材料。
•  人员任免、奖励、处分等文件材料。
•  劳动工资、福利方面的文件材料。
•  基金会的历史沿革、大事记及反映基金会主要活动的文件材料。
•  其他有保存、查考和利用价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三章  保管期限

•  根据国家有关规定，档案保管期限定为永久和定期两种。定期一般分为30年和10年两种。
•  反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会发展有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。主要包括：管理制度；重要合同、协议；处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件、会议记录；重要的请示、报告、计划、总结；综合统计报表；机构演变、领导任免等文件材料；业务主管单位颁发的需要基金会贯彻执行的重要文件材料。
•  反映基金会一般工作活动，在较长时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括：专业会议的文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；业务主管单位颁发的属于基金会业务并需要执行的一般文件材料；有关单位报送的重要报告、总结、统计等文件材料。
•  在较短时间内对基金会有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。主要包括：基金会一般事务性文件材料；业务主管单位颁发的非基金会业务，但须贯彻执行的文件材料；有关单位报送的一般报告、总结和统计等文件材料。

第四章  管理职责

•  综合部承担基金会档案的管理职能，对各部门的文件归档工作在业务上进行督促、指导、检查和协助；对移交入库的档案负责接收、整理、分类、鉴定、保管、统计；为各部门提供档案使用服务。
•  基金会实行由档案材料形成部门立卷归档的模式，各部门为立卷归档单位，须明确1名档案管理员，及时收集、整理、立卷，并按时向综合部移交归档。各部门应将立卷归档工作作为本部门的重要职责之一，应将其纳入本部门的工作计划、管理制度和有关人员的职责范围，并计入工作量。各部门负责人应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入各项管理工作之中，部门年度计划和工作总结中，须布置、检查、总结档案工作。
•  档案管理员应保持相对稳定，工作变动时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清单，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
• 财务档案除年度审计报告交综合部外，其他相关会计档案由基金财务部负责存放与管理。

第五章  归档要求

• 归档时间分为隔年归档和次年归档两种。连续性较强工作形成的文件材料适用隔年归档，独立性较强工作形成的文件材料适用次年归档。
• 归档的文件材料应为原始文件（含电子发票等数字文件），应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，分类立卷，使其既能正确反映基金会主要工作职能，又便于查找利用。
• 两个以上部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档。
• 归档时还应注意文件本身的凭证价值，如合同应有双方印章，公文应有发文机关的盖章，需领导签字盖章才能生效的文件要有领导签章。
• 每年6月30日前，各部门应将归档材料整理完毕，列出移交清单，与综合部完成档案归档移交工作。由综合部按照保管期限，妥善保管。
• 综合部应及时对纸质档案、实物档案等进行电子化，在专用电脑上存储电子档案并做好备份。

第六章  借阅管理

• 借阅档案要认真执行档案管理办法和相关制度的规定，确保基金会内部文件不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
• 因工作需要借阅、复印档案，按下列规定执行：须填写《中国国际中文教育基金会档案借阅申请单》（见附件1）。一般档案，经部门负责人审批后，到综合部办理登记后可借阅、复印；人事、财务等重要档案，须经秘书处分管秘书长审批后借阅。
• 档案资料原则上仅供内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，由接洽部门报请秘书长审批后方可在档案管理员的监控范围内查阅，所需复印档案由内部员工进行复印。
• 档案资料原则上不予借出。如遇特殊情况需携带外出时，须填写《中国国际中文教育基金会档案借出申请单》（见附件2）写明用意，经借出部门负责人和档案管理部门负责人签字，报秘书长审批同意后方可借出。
• 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而逾期不归还者，予以通报批评或追究其相关责任。
• 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。
• 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，借出人须及时汇报并追查。如无法补救，基金会将追究有关人员的责任。
• 档案使用完毕，要及时归还档案管理部门。档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页损毁、遗失等问题，须及时报告。

第七章 附则

• 本办法由中国国际中文教育基金会秘书处负责解释。
• 本办法经中国国际中文教育基金会秘书长办公会审议通过，自2021年4月23日起执行。

附件：1.中国国际中文教育基金会档案借阅申请单

2.中国国际中文教育基金会档案借出申请表

3.中国国际中文教育基金会档案借阅登记表